اشخاص: مشتری‌ها و فروشنده‌ها
هر کسی که با او معامله می‌کنید را یک بار ثبت کنید تا حسابش جدا نگه داشته شود.
۴ دقیقه
«شخص» یعنی هر کسی که با او حساب دارید: مشتری، فروشنده (تأمین‌کننده)، صاحب ملک، همکار. برنامه برای هر شخص یک حساب جدا (در حسابداری: تفصیلی) می‌سازد تا همیشه بدانید چقدر طلب دارید یا بدهکارید.
- ۱از منو «اشخاص (مشتری و تأمین‌کننده)» دکمه‌ی «شخص جدید» را بزنید.
- ۲«نوع شخص» را انتخاب کنید: حقیقی برای افراد، حقوقی برای شرکت‌ها.
- ۳نام و موبایل را بنویسید. کد را خالی بگذارید تا خودکار شماره بخورد.
- ۴تیک «مشتری است» و/یا «تأمین‌کننده است» را بزنید. فاکتور خرید فقط برای شخصی صادر می‌شود که تأمین‌کننده باشد.
- ۵ذخیره کنید. برای ثبت چند نفر پشت سر هم «ذخیره و شخص جدید» را بزنید.
فیلدهایی که به دردتان می‌خورد
- سقف اعتبار
- حداکثر بدهی‌ای که اجازه می‌دهید مشتری داشته باشد. اگر فاکتوری از این سقف رد شود، برنامه قبل از صدور می‌پرسد.
- مهلت پرداخت (روز)
- چند روز بعد از فاکتور باید پول بدهد؛ سررسید فاکتورهای این مشتری خودکار از آن حساب می‌شود.
- کد ملی / شناسه ملی و کد اقتصادی
- برای صورتحساب رسمی و سامانه مؤدیان لازم است، مخصوصاً وقتی به شرکت‌ها می‌فروشید. کد ملی رمزگذاری‌شده نگه داشته می‌شود و فقط کسی که اجازه دارد کاملش را می‌بیند.
- کد شعبه
- برای شرکتی که چند شعبه با یک شناسه‌ی ملی دارد و هر شعبه حساب جدا می‌خواهد. هر شعبه را یک شخص جدا با همان شناسه‌ی ملی و یک «کد شعبه»ی متفاوت ثبت کنید (مثلاً ۱، ۲، ۳) و در نام هم شعبه را بنویسید؛ مانده و صورتحساب هر شعبه جداست. شناسه‌ی ملی تکراری فقط با کد شعبه‌ی متفاوت پذیرفته می‌شود.
در صفحه‌ی هر شخص مانده در دفتر را می‌بینید: بدهکار یعنی او به شما بدهکار است، بستانکار یعنی شما به او بدهکارید. گزارش «ماندهٔ اشخاص» همه را با هم نشان می‌دهد.
فهرست اشخاص را با «ترتیب نمایش» مرتب کنید: حروف الفبا، جدیدترین و قدیمی‌ترین؛ و برای مشتری‌ها بیشترین بدهکار، فقط بدهکاران، کمترین بدهکار، بیشترین زمان بدهکاری و مشتری‌های بدحساب (چک برگشتی دارند یا بخشی از بدهی‌شان بیش از ۶۰ روز از سررسید گذشته). در تب «تأمین‌کننده» همین‌ها برای طلبکارها هست. ترتیب‌های بدهی را کسی می‌بیند که اجازه‌ی گزارش‌های تجاری را دارد.
فهرست قبلی مشتری‌هایتان را در اکسل دارید؟ از دکمه‌ی «ورود از فایل» استفاده کنید (درس اکسل).
شخصی که سند دارد حذف نمی‌شود؛ اگر دیگر با او کار نمی‌کنید، غیرفعالش کنید.