موجودی اول کار: پول، کالا، طلب و بدهی
آنچه امروز دارید و به آنچه دیگران به شما بدهکارند یا شما به آن‌ها، یک بار وارد کنید.
۶ دقیقه
کسب‌وکار شما از امروز شروع نشده: پول در بانک دارید، کالا در انبار دارید، و بعضی مشتری‌ها از قبل به شما بدهکارند. این‌ها را یک بار، با تاریخ روز شروع، وارد کنید تا گزارش‌ها درست باشد. در حسابداری به این‌ها «مانده‌ی اول دوره» می‌گویند و طرف مقابلشان حساب سرمایه است.
۱. کالای موجود در انبار
- ۱اول کالاها را تعریف کنید (با «کنترل موجودی» روشن) و انبار را راه‌اندازی کنید.
- ۲از منو «انبار ← موجودی کالا» دکمه‌ی ثبت موجودی اول دوره را بزنید.
- ۳تاریخ روز شروع و انبار را انتخاب کنید. حساب مقابل از قبل روی سرمایه ثبت‌شده است.
حالا یکی از دو راه را بروید:
- ۱کالاها کم است: «ورود دستی» را بزنید و برای هر کالا «مقدار» و «بهای واحد» (قیمت خرید هر واحد) را بنویسید و «صدور سند» را بزنید.
- ۲کالاها زیاد است: «دریافت نمونه‌ی فایل» را بزنید، در اکسل برای هر کالا کد کالا، مقدار و بهای واحد را پر کنید و فایل را انتخاب کنید. برنامه همه‌ی ردیف‌ها را بررسی می‌کند و اگر ردیفی مشکل داشت (مثلاً کد کالا پیدا نشد) شماره‌ی ردیف را نشان می‌دهد. تا همه درست نباشد چیزی ثبت نمی‌شود.
اگر «رسیدها همین حالا صادر شوند» را خاموش کنید، رسیدها پیش‌نویس می‌مانند و می‌توانید در «رسید و حواله» نگاهشان کنید و بعد صادر کنید.
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| موجودی کالا | ۵٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| سرمایه ثبت‌شده | ۵٬۰۰۰٬۰۰۰ |
۲. پول نقد و حساب‌های بانکی، طلب و بدهی اشخاص
این‌ها را با یک سند حسابداری وارد می‌کنید. نترسید؛ فقط چند ردیف است:
- ۱از منو «حسابداری ← اسناد حسابداری» دکمه‌ی «سند جدید» را بزنید و تاریخ روز شروع را بگذارید.
- ۲برای هر حساب بانکی یک ردیف: حساب بانک‌ها، در «تفصیلی ۱» همان حساب بانکی، مبلغ در ستون بدهکار. («ردیف جدید» یک ردیف دیگر اضافه می‌کند.)
- ۳برای پول نقد: حساب صندوق، در «تفصیلی ۱» همان صندوق، مبلغ در ستون بدهکار.
- ۴برای هر مشتری که به شما بدهکار است: حساب حساب‌های دریافتنی تجاری، در «تفصیلی ۱» همان شخص، مبلغ در ستون بدهکار.
- ۵برای هر فروشنده‌ای که شما به او بدهکارید: حساب حساب‌های پرداختنی تجاری، در «تفصیلی ۱» همان شخص، مبلغ در ستون بستانکار.
- ۶ردیف آخر: حساب سرمایه ثبت‌شده با مبلغی که جمع دو ستون را برابر کند (معمولاً در ستون بستانکار).
- ۷«ذخیره و قطعی کردن» را بزنید.
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| بانک‌ها (بانک ملت) | ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| صندوق (دخل مغازه) | ۳٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| حساب‌های دریافتنی تجاری (علی) | ۴٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| حساب‌های پرداختنی تجاری (شرکت پارس) | ۷٬۰۰۰٬۰۰۰ | |
| سرمایه ثبت‌شده | ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
قاعده‌ی ساده: هر چیزی که دارید یا طلب دارید بدهکار، هر چیزی که بدهکارید بستانکار. سرمایه تفاوت این دو است. سند فقط وقتی قطعی می‌شود که جمع بدهکار و بستانکار برابر باشد، پس اشتباه جمع خودبه‌خود معلوم می‌شود.
چک‌هایی که از قبل گرفته‌اید یا داده‌اید و هنوز پاس نشده‌اند: مبلغشان را در همین سند جزو بدهی یا طلب همان شخص بیاورید. بعد، با تاریخ روز شروع، هر چک را در دریافت و پرداخت به روش «چک دریافتی» یا «چک پرداختی» از همان شخص ثبت کنید. این‌طوری چک‌ها با سررسیدشان در فهرست چک‌ها می‌آیند و حساب شخص هم درست می‌شود.