موجودی منفی و سود عجیب: وقتی فروش جلوتر از خرید ثبت می‌شود

در بیشتر فروشگاه‌ها و پخش‌ها، کالا پیش از رسیدن فاکتور خرید فروخته می‌شود. نرم‌افزار در لحظه‌ی فروش نمی‌داند کالا به چه بهایی خریده شده، و همین یک ثبت ساده چند ماه بعد به «چرا سود ماه قبل این‌قدر زیاد بود؟» می‌رسد.

چه اتفاقی می‌افتد

یک مثال ساده: موجودی کالا صفر است. ۵ عدد به ۱۵۰ هزار تومان فروخته می‌شود و فاکتور خرید همان ۵ عدد (هر کدام ۱۰۰ هزار تومان) هفته‌ی بعد ثبت می‌شود.

• روز فروش: موجودی منفی ۵ می‌شود و بهای تمام‌شده‌ی این فروش معلوم نیست؛ بسته به نرم‌افزار صفر یا آخرین بهای شناخته‌شده ثبت می‌شود.
• اگر صفر ثبت شود، سود ناخالص این فروش ۷۵۰ هزار تومان نشان داده می‌شود، در حالی که سود واقعی ۲۵۰ هزار تومان است.
• روز ثبت خرید: اگر سیستم بهای فروش‌های قبلی را اصلاح نکند، ۵۰۰ هزار تومان بهای تمام‌شده هیچ‌وقت به حساب نمی‌آید یا در ماه دیگری می‌نشیند.

با روش میانگین موزون هم مشکل کوچک‌تر نمی‌شود: وقتی موجودی منفی است، «میانگین» معنای روشنی ندارد و بهای کالاهای بعدی هم به هم می‌ریزد.

سه سیاست رایج

ممنوع

فروش بیش از موجودی ثبت نمی‌شود. دقیق‌ترین راه است، ولی انباردار باید رسید کالا را پیش از فروش بزند، حتی اگر فاکتور خرید نرسیده باشد.

رسید موقت

کالا با یک رسید انبار به بهای تقریبی (مثلاً آخرین قیمت خرید) وارد می‌شود و وقتی فاکتور رسید، اختلاف اصلاح می‌شود. تعادل خوبی بین سرعت و دقت است.

مجاز با گزارش

فروش منفی مجاز است ولی فهرست «فروش‌های بی‌بها» هر هفته بررسی و بعد از ثبت خرید اصلاح می‌شود. ساده‌ترین برای فروشنده و پرکارترین برای حسابدار.

چند عادت که کمک می‌کند

• فاکتورهای خرید را هر روز ثبت کنید، حتی اگر پرداختش بعداً است.
• برای کالاهای پرفروش، حداقل موجودی تعریف کنید تا پیش از صفر شدن خبر بدهد.
• هر ماه گزارش موجودی منفی و فروش‌های بی‌بها را با انباردار مرور کنید.