تنخواه‌گردان: ثبت، تسویه و هزینه‌هایی که فاکتور ندارند

تنخواه‌گردان پولی است که به یک نفر سپرده می‌شود تا خرج‌های کوچک و فوری را بدهد: کرایه‌ی پیک، خرید لوازم مصرفی، پذیرایی. مشکل از آنجا شروع می‌شود که پرداخت تنخواه را هزینه ثبت می‌کنند؛ آن وقت نه معلوم است چه مقدار پول هنوز دست تنخواه‌دار است و نه هزینه‌ها در حساب درستشان می‌نشینند.

قاعده: تنخواه طلب است، نه هزینه

تا وقتی رسیدها نیامده، این پول دارایی شرکت است که دست کس دیگری است. برای هر تنخواه‌دار یک تفصیلی جدا بگیرید تا مانده‌ی هر نفر جدا معلوم باشد.

تسویه با رسیدها

وقتی تنخواه‌دار رسیدها را می‌آورد، هر خرج به حساب هزینه‌ی خودش می‌رود و به همان اندازه از تنخواه کم می‌شود.

دو روش نگه داشتن تنخواه

تنخواه ثابت

مبلغ تنخواه ثابت است و هر بار به اندازه‌ی رسیدهای تأییدشده دوباره پر می‌شود. مانده‌ی تنخواه در دفاتر همیشه همان سقف است و کنترلش ساده است.

تنخواه متغیر

هر بار هر مبلغی که لازم است پرداخت می‌شود و مانده بالا و پایین می‌رود. انعطاف بیشتری دارد ولی باید مرتب با تنخواه‌دار تطبیق داد.

هزینه‌ی بی‌رسید و پول برگشتی

• خرجی که رسید ندارد را با برگه‌ی تأیید هزینه (شرح، تاریخ، امضای تنخواه‌دار و تأییدکننده) ثبت کنید. ممکن است از نگاه مالیاتی قابل قبول نباشد؛ این را جدا نگه دارید تا آخر سال معلوم باشد.
• پول خرج‌نشده‌ای که برمی‌گردد، صندوق یا بانک را بدهکار و تنخواه را بستانکار می‌کند.
• مانده‌ای که ماه‌ها روی تنخواه کسی می‌ماند، یا رسیدش ثبت نشده یا باید پس گرفته شود؛ پیش از بستن سال آن را روشن کنید.