پیش‌دریافت و پیش‌پرداخت: علی‌الحساب را کجا ثبت کنیم؟

پولی که پیش از فاکتور دست به دست می‌شود، هنوز درآمد یا هزینه نیست: کالا یا خدمتی تحویل نشده است. اگر پیش‌دریافت را فروش ثبت کنید، فروش و مالیات آن ماه زیاد نشان داده می‌شود و وقتی فاکتور واقعی صادر شد، همان فروش دو بار در دفاتر می‌آید.

پیش‌دریافت از مشتری

دو روش رایج هست: حساب جدای «پیش‌دریافت‌ها» در بدهی‌ها، یا ثبت مستقیم در حساب همان مشتری که مانده‌اش بستانکار می‌شود. روش اول در ترازنامه روشن‌تر است؛ روش دوم با تسویه‌ی فاکتور ساده‌تر. هر کدام را می‌گیرید، برای همه‌ی مشتری‌ها همان را به کار ببرید.

پیش‌پرداخت به تأمین‌کننده

همین منطق برعکس: پولی که پیش از دریافت کالا داده‌اید، طلب شماست. وقتی فاکتور خرید رسید، پیش‌پرداخت با بدهی فاکتور بسته می‌شود.

پیش‌پرداخت‌هایی مثل اجاره‌ی چند ماه یا بیمه‌نامه‌ی سالانه هم همین‌طورند: اول دارایی‌اند و ماه به ماه، به اندازه‌ی سهم هر ماه، هزینه می‌شوند.

پیش از بستن سال

• مانده‌ی پیش‌دریافت‌ها را ردیف به ردیف ببینید: کالایش تحویل شده و فاکتور نخورده؟ یا قرارداد لغو شده و پول باید برگردد؟
• پیش‌پرداخت‌هایی که کالایشان رسیده ولی فاکتور خرید ثبت نشده، موجودی انبار و بدهی را هم‌زمان کم نشان می‌دهند.
• پیش‌پرداخت هزینه‌های چندماهه را تا آخر سال به اندازه‌ی ماه‌های گذشته هزینه کنید.